Welkom

Welkom op de website van Budovereniging De Hechte Band (DHB).

We zijn actief in Mierlo, Helmond (Brandevoort) en Nuenen en geven judo, ju jitsu, karate jitsu, aikido, bkick, kickmix, kickboxen, ZIJ-beweegt, fitness, zumba, dancemix en bootcamp-lessen aan ruim 640 leden.  Er zijn al lessen voor kinderen vanaf 2,5 jaar, en lessen voor mensen met een beperking.

Budovereniging De Hechte Band is in Geldrop-Mierlo uitgeroepen tot Sportclub van het jaar 2007.

DHB is een actieve vereniging en werkt met vrijwilligers, onze sporters zijn leden en dus geen klanten. Samen zijn we de vereniging!

 

Privacyverklaring Budovereniging De Hechte Band

 

Inleiding

Dit is de privacyverklaring van Budovereniging De Hechte Band, gevestigd te Margrietstraat 63, 5731 BN Mierlo, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 4023995640, hierna te noemen: `DHB`.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u hebt.

 Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is ieder gegeven over een levende en identificeerbare persoon. Het gaat dus om álle informatie over een persoon. Het maakt daarbij niet uit of informatie ‘privé’, publiek bekend, oud of nieuw, relevant of juist volstrekt onbelangrijk is. Een paar voorbeelden van persoonsgegevens zijn iemands voor- en achternaam, woonplaats en adres, telefoonnummer, lidmaatschapsnummer, leeftijd, geslacht, e-mailadres en de herkenbare afbeelding in een foto of video.

Wanneer is iemand identificeerbaar?

We spreken van een persoonsgegeven als een gegeven herleidbaar is tot een persoon. Vaak is informatie eenvoudig gekoppeld aan een naam of aan een uniek nummer, zodat je een persoon direct kunt identificeren.

Soms is identificatie weliswaar niet direct, maar wel indirect mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan een teamfoto. Hoewel er misschien geen namen onder de teamfoto staan,
kom je daar met een eenvoudige zoekopdracht via internet soms toch achter. De foto is in dat geval een persoonsgegeven.

Valt er écht niet te achterhalen op wie informatie betrekking heeft, dan is sprake van ‘anonimiteit’. De privacywetgeving dan niet van toepassing, omdat er geen sprake is van een persoonsgegeven.

Wanneer ‘verwerk’ je persoonsgegevens?

Hierbij moet je denken aan het verzamelen, opslaan, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen of aanpassen, maar ook aan het kwijtraken van persoonsgegevens.

Voorbeelden van verwerkingen

DHB neemt de persoonsgegevens van een nieuw lid op in het ledenbestand. Bepaalde gegevens worden, indien van toepassing, doorgestuurd naar de Judo Bond Nederland en de Stichting Karate Nederland.  Ook stuurt DHB regelmatig nieuwsbrieven aan haar leden. Leden worden gekoppeld aan lesgroepen en wedstrijdschema’s. Foto’s en video’s van wedstrijden worden gepubliceerd op de verenigingswebsite en op sociale media.

Verwerkingen vinden in de praktijk niet alleen digitaal plaats, maar ook op papier. Ook als gegevens op papier worden gezet of geprint om in een bestand te worden opgenomen, is sprake van een verwerking. Denk bijvoorbeeld aan de papieren leden-, vrijwilligers- en wedstrijdadministratie.

Wie is de ‘betrokkene’? 

Een belangrijke figuur in het privacyrecht is de betrokkene. Dit is de persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Hij of zij is dus degene die door het privacyrecht wordt beschermd.

Voorbeeld van een betrokkene

Een lid wordt opgenomen in het ledenbestand van DHB. Het lid is betrokkene bij de verwerkingen van de persoonsgegevens die op hem of haar betrekking hebben, zoals een naam, lidnummer, adres, geboortedatum en bankrekeningnummer.

Betrokkenen hebben een aantal belangrijke rechten. Zo kan ieder lid of een vrijwilliger vragen om inzage, aanpassing en verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens. Je bent als vereniging meestal verplicht om aan een dergelijk verzoek mee te werken.

Wie is ‘verwerkingsverantwoordelijke’?

Degene die bepaalt waarom en hoe bepaalde gegevens wel of juist niet worden gebruikt, noemen we de verwerkingsverantwoordelijke (of korter: verantwoordelijke).

Vaak worden dezelfde persoonsgegevens van een betrokkene door meerdere partijen verwerkt voor verschillende doeleinden. Deze partijen zijn doorgaans ieder zelfstandig verantwoordelijke voor wat zij zélf met die persoonsgegevens doen.

Voorbeeld

De persoonsgegevens van een lid zijn vaak niet alleen bekend bij DHB, maar, indien van toepassing, ook bij de Judo Bond Nederland en de Stichting Karate Nederland. Deze organisaties kunnen een eigen doel hebben  bij het gebruik van die persoonsgegevens. Iedere partij die de gegevens heeft, blijft zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van privacywetgeving.

Verwerkingsregister 

DHB heeft in een verwerkingsregister (hierna: ‘register’) vastgelegd, waarvoor zij persoonsgegevens gebruikt. Het bijhouden van een register is vanaf 25 mei 2018 wettelijk verplicht.

Wat is het nut van een register? 

Met het register kun je per verwerking nagaan of een gebruik van persoonsgegevens wel of niet is toegestaan en of de gebruikte gegevens niet te lang worden bewaard.

Wanneer is de verwerking rechtmatig? 

   o    de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering of de totstandkoming van een overeenkomst met de betrokkene (voorbeeld: het opnemen van een nieuw lid in de ledenadministratie);

   o    de verwerking is noodzakelijk voor de naleving van een wettelijke plicht (voorbeeld: de algemene fiscale bewaarplicht van zeven jaren);

   o    de betrokkene geeft toestemming voor de verwerking (voorbeeld: het plaatsen van foto’s van jeugdleden op sociale media); of

   o    de verwerking is noodzakelijk vanwege een gerechtvaardigd belang van de vereniging of van een derde partij (voorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven aan leden door de vereniging).

Wordt een juiste bewaartermijn toegepast?  

Persoonsgegevens mogen in principe niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het beoogde doel, tenzij de wet bepaalt dat zij voor langere tijd moeten worden opgeslagen. Hierbij kun je denken aan regels in verband met de fiscale wetgeving.

In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen. Informatie die niet noodzakelijk is voor het beoogde lidmaatschap wordt dus ook niet opgenomen.

Doel Welke persoonsgegevens Grondslag Betrokkenen Bewaartermijn Ontvangers

Onderzoeken of u lid kan worden

En

het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst

  • Lidnummer
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres
  • Soort sport (en)
  • Ingangsdatum proeflessen
Uitvoering van de overeenkomst. Aspirant lid. Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd .

• Ledenadministratie

 

 

Leden administratie
  • Lidnummer
  • Bondsnummer
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Adres
  • Indien gewenst 2e adres (v.b. bij gescheiden ouders jeugdlid)
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mail adres(sen)
  • Datum aanvang lidmaatschap
  • Einddatum lidmaatschap
  • Soort sport(en)
  • Type lidmaatschap
  • Gezondheidsgegevens
  • Bondspaspoort
  • Pasfoto
Uitvoering van de overeenkomst . Elk actief en niet-actief lid. Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.
  • Ledenadministratie
  • Trainers
  • Activiteitencommissie
  • Sportlink*
  • Judo Bond Nederland*
  • Stichting KarateNederland*
Financiële administratie
  • Alle naw gegevens uit de ledenadministratie
  • Aantal gezinsleden ivm korting
  • Wijze van betaling
  • Bankgegevens
  • Betaalgegevens
  • Deelname activiteiten, toernooien, aankopen
Uitvoering van de overeenkomst. Tot 1 jaar na beëindiging van het lidmaatschap.
  • Ledenadministratie
  • Gemeente Geldrop-Mierlo
  • Gemeente Helmond
  • Stichting Leergeld
  • Jeugd Sportfonds
Administratie medewerkers en vrijwilligers
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres
  • Vergoedingen
  • Salarisgegevens
  • Functie(s)
  • Kopie ID; (wettelijke verplichting)
  • BSN-nummer; (wettelijke verplichting
  • Diplomas
  • Graduaties sport
  • Datum ingang overeenkomst
  • Einddatum overeenkomst
  • VOG
  • Gedragscode

Uitvoering van de arbeids -/ vrijwilligers overeenkomst en scholing.

Uitvoering van de salarisverwerking- /vrijwilligers-vergoeding.

Betaalde en onbetaalde medewerkers. Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.
  • Belastingdienst
  • Gemeente
  • Opleidingsinstituten
Administratie toernooien, stages, examens
  • Bondsnummer
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Nationaliteit (deelname NK)
  • Gewicht
  • Graduatie
  • Sportniveau
  • Gezondheidsgegevens
Elk actief lid, dat deelneemt aan toernooien en / of activiteiten, en elke deelnemer van een andere club. Zolang als men aangemeld is.
  • Trainers
  • Coaches
  • Begeleiders
  • jbn.toernooi.nl
  • Sport-organisaties / andere verenigingen
  • dehechteband.nl
  • Secretariaten Examencommissie(s)
Administratie Sport-promotie
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres
  • School
Potentiële leden. Tot 1 jaar na beëindiging van de laatste activiteit.
  • Sportstimuleringnederland.nl (Sjors Sportief)
  • Jibb
Sponsor en donateuren-registratie
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres
Uitvoering van de overeenkomst. Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.
Beveiliging van het clubhuis
  • Camerabeelden van ingang, trappenhal, ontvangsthal, zitruimte, kickzaal, fitness en keuken.
Uitvoering van de overeenkomst. 7 dagen en in bijzondere situaties kan het bestuur beslissen om de beelden langer te bewaren.
  • Bestuur
  • Derden: met toestemming van het bestuur

Levering producten en diensten
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
Uitvoering van de overeenkomst.

Gedurende de

looptijd van de

overeenkomst en tot

2 jaar daarna, daarna

alleen in de

financiële

administratie voor 7 jaar.

  

 •  Leveranciers en uitvoerenden 

Versturen digitale berichten, waaronder nieuwsbrief
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • E-mail adres
Uitvoering van de overeenkomst. Zolang als men aangemeld is.
  • Leden c.q. wettelijke vertegenwoordigers
Publicaties op Facebook
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • E-mailadres
Gerechtvaardigd belang.
  • Facebook
Om onze digitale dienstverlening te verbeteren

  • Cookies (zie voor meer informatie het sub kopje Cookies)
  • IP-gegevens
  • Wedstrijduitslagen

Toestemming.

Iedere keer dat onze website bezocht wordt. Deze gegevens worden zo snel als mogelijk geanonimiseerd.

  • Websitebeheerder
  • Analytics tools
Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis.
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres
Toestemming. Zolang als de toestemming niet is ingetrokken.
  • NVT

*Verwerker van onze data waarmee een overeenkomst is afgesloten

Toestemming  

Het is wettelijk niet nodig om van mensen, die zich als lid aanmelden, toestemming te vragen voor het gebruik van hun persoonsgegevens.

Regels voor het online publiceren van foto’s en video’s.

De volgende tekst is hiervoor op het inschrijfformulier opgenomen: Bij ondertekening verklaart betrokkene op de hoogte te zijn dat de persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de privacyregels van DHB. De privacyverklaring is opgenomen op de website: www.dehechteband.nl

Toestemmingsverklaring: Voor het goed functioneren van de vereniging willen wij u graag (laten) informeren over de vereniging, (sport-)activiteiten en dergelijke. Wij plaatsen wedstrijdinformatie, uitslagen, foto’s en filmpjes op de online media van DHB ter illustratie (website/facebook/twitter).Het gaat om beelden waarop u /uw kind zichtbaar kan zijn. Op verzoek kunnen foto’s verwijderd worden. Indien u hier niet mee akkoord gaat kunt u contact opnemen met onze contactpersoon.

Voor het maken en publiceren ervan heeft DHB toestemming nodig van de betrokkene, zeker als het gaat om een minderjarig persoon. Toestemming ten aanzien van iemand die nog geen 16 jaar oud is, vraagt de vereniging toestemming aan de ouder/voogd.

Website

Voor het gebruik van de DHB website maakt u kenbaar dat u akkoord gaat met de behandeling van gegevens zoals deze in deze verklaring wordt beschreven. Onthoud dat als u persoonsgegevens of persoonlijke gevoelige gegevens opnebaart via de DHB message boards, deze informatie verzameld en gebruikt kan worden door anderen. Noot: DHB leest geen van uw privé online communicaties.

Cookies 

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een aantal websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie over het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens 

 
U hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij DHB op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal DHB deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van DHB hebben ontvangen.

Beveiliging persoonsgegevens

DHB treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Minderjarigen

Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van DHB. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Wijziging van het privacy beleid

DHB past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van de Privacyverklaring worden opgenomen. DHB raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal DHB er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of DHB wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke:              Budovereniging De Hechte Band
E-mail:                                

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.